QSN Nieuws: ‘Ruim je bureau op’ dag

Door: Daphne Koot 

Het is vandaag de nationale ‘ruim je bureau op’ dag! Begin jij het nieuwe jaar ook met een helder en opgeruimd hoofd? Het opruimen van je bureau kan een goede eerste stap zijn.

Met een rommelig bureau is de kans groter dat documenten zoek raken, er worden sneller fouten gemaakt en vaak is het moeilijker overzicht te behouden. Kortom, een opgeruimd bureau brengt voordelen met zich mee.

Betere prestaties

Een opgeruimde werkplek zorgt dus dat je beter kan functioneren en concentreren. Ook kan je alles snel vinden en daardoor kan je veel productiever aan de slag.

Voorkom verdwenen documenten

De kans dat je documenten kwijtraakt is groter op een rommelige werkplek. Ook in het kader van informatiebeveiliging is het belangrijk dat vertrouwelijke informatie niet in handen komt van verkeerde personen. Dit is onder andere een onderdeel van de ISO 27001 norm. De internationale norm voor informatiebeveiliging, waarmee de organisatie bewijst de risico’s op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie op een adequate en integere manier zijn afgedekt. Een bureau waar vertrouwelijke documenten op rondslingeren past hier niet bij. Zorg voor een opgeruimd bureau en archiveer documenten op de juiste manier.

Opruimen met de 5S-methode

Voor het opruimen van je bureau kan je de Japanse 5S-methode (vanuit Lean Management) gebruiken. Dit is wereldwijd een veel gebruikte manier om een nette en efficiënte werkplek te krijgen en te houden. De vijf stappen zijn:

  • S1: Seiri – Scheiden 
    Maak onderscheid tussen de nuttige en niet nuttige spullen. Ruim alle nutteloze spullen alvast op. Gooi gelijk de dingen die je niet meer gebruikt of stuk zijn weg.
  • S2: Seiton – Sorteren 
    Vervolgens ruim je de nuttige spullen netjes op. Het helpt om spullen te labelen, handig weg te zetten en vooral ook terug te zetten op de juiste plek.
  • S3: Seiso – Schoonmaken
    De volgende stap is een grondige reiniging van de werkplek. Pak ook direct de oorzaken van mogelijke vervuiling aan.
  • S4: Seiketsu – Systematiseren 
    Het opruimen is gelukt. Nu is het belangrijk de werkplek opgeruimd te houden. Dit kan je doen door spullen duidelijk te labelen. Volg deze labels en leg spullen weer terug op de plek waar je ze vandaan hebt gehaald. Zo grijp je nooit mis en blijft je werkplek opgeruimd.
  • S5: Shitsuke – Standhouden 
    Het is ten slotte belangrijk dat je dit proces in stand houdt. Plan bijvoorbeeld voor jezelf één keer in de maand een moment om te controleren of alles nog op de juiste plek staat. En natuurlijk om te kijken of je werkplek nog steeds schoon en opgeruimd is.

Ga jij vandaag ook aan de slag met het opruimen van jouw werkplek? Veel succes!

Bron:
Voordelen van een opgeruimde werkplek – Zakelijk Dagblad (zakelijk-dagblad.nl)
Opruimen in vijf stappen met de 5S-methode | Blog Manutan