Leveranciersbeoordelingen en audits

Als ondernemer wil je graag een mooi product leveren aan jouw klanten. Of het nu om lekkere koekjes gaat of om een specifieke software oplossing voor toegangscontrole op informatiesystemen. Jouw organisatie wilt dat de klant blij is met het feit dat ze voor jouw product of oplossing hebben gekozen en niet voor die van de concurrent.

De keten

Een product maak je over het algemeen niet alleen. Naast de medewerkers in je bedrijf die het product daadwerkelijk ontwikkelen, bouwen, testen en leveren aan de klanten, heb je te maken met leveranciers.

Voor koekjes heb je bijvoorbeeld meel en gist nodig, maar ook een oven en om die warm te krijgen weer elektriciteit of gas. Het meel en de gist moet je mengen met iets als water en eieren om het tot deeg te kunnen kneden. Wellicht voeg je nog specerijen voor de smaak toe. Al deze producten neem je af bij leveranciers. Bij een software leverancier kan je dezelfde gedachtelijn volgen. Je hebt een ontwikkel en test omgeving nodig bestaande uit computers, netwerkcomponenten en allerlei ondersteunende ontwikkelapplicaties om jouw product te bouwen en beheersbaar te houden. Als je jouw product als een service aanbiedt, moet je een omgeving hebben waarin de klanten veilig en gescheiden van elkaar de service kunnen gebruiken. Zo ontstaat een keten van producten die noodzakelijk zijn voor het produceren van jouw product.

Kwaliteitseisen

Klanten die jouw product willen gebruiken, verwachten een bepaalde kwaliteit van het product en verder worden bijvoorbeeld vanuit de overheid en toezichthoudende instanties kwaliteitseisen opgelegd. Daarnaast zal je als ondernemer ook je eisen hebben ten aanzien van het product dat je levert.
Daarom wil je dat alle aangeleverde onderdelen uit de keten dusdanig goed van kwaliteit zijn. Dan kan jij jouw klant en bijvoorbeeld de toezichthoudende instanties garanderen dat jouw product voldoet aan de kwaliteitseisen die zij stellen. Het is dus niet meer dan logisch dat jij eisen formuleert naar jouw leveranciers en hen daar ook op toetst.

Leveranciersbeoordelingen en -audits

Het uitvoeren van een leveranciersbeoordeling is dan ook niet meer dan een logische stap voortkomend uit het willen leveren van een product dat voldoet aan eisen die door jou, de klant en eventuele toezichthouders worden gesteld. Toch blijkt dit geen al te gebruikelijke activiteit binnen veel organisaties. Veelal gaat het op gevoel. Als een leverancier meermalen te laat levert of regelmatig verkeerde facturen stuurt, wordt de leverancier al gauw gesignaleerd als onbetrouwbaar en is de organisatie alert bij volgende leveringen. Zo kan jouw product met enige regelmaat niet voldoen omdat onderdelen niet voldoet aan de eisen. Het onderdeel wordt vervangen en de klant is weer blij. Dit kan ongemerkt tijden lang doorgaan zonder dat er maatregelen worden genomen.

Feitelijk een ongewenste situatie, maar hoe voorkom je dit? Het structureel meten van kwaliteit en het nakomen van gemaakte afspraken vraagt om aandacht. Met alleen meten en vastleggen ben je er nog niet, de resultaten analyseren, trends en terugkerende issues signaleren is stap twee. Het bespreken van de bevindingen met de leverancier is de finale stap en helpt jou grip te houden op jouw leveranciers. Een gestructureerd proces voor het vaststellen van de vereisten aan de leveranciers en de te ontvangen producten en diensten, het toetsen en analyseren van de geleverde producten aan de hand van de gestelde vereisten en het bespreken van de bevindingen vormt tezamen de leveranciersbeoordeling.

Hulp nodig?

Onze consultants hebben veel ervaring met het opstellen en implementeren van managementsystemen en procedures t.a.v. leveranciersbeoordelingen. Ook kunnen we helpen bij het uitvoeren en rapporteren van leveranciersaudits. Neem contact op en we vertellen je alles over de mogelijkheden.

Contact