QSN boekreferentie: Measure what Matters

Door: Patricia Bijnsdorp-van Velzen

In de afgelopen jaren ben ik tijdens mijn consultancywerk regelmatig bedrijven tegengekomen die worstelen met doelstellingen op gebied van kwaliteit, informatieveiligheid of zelfs algemene organisatiedoelstellingen. Vanuit de ISO normen weten we dat doelen SMART moeten zijn (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden). Maar die insteek maakt doelstellingen en de resultaten daarvan nog niet gelijk succesvol. Soms is het niet duidelijk wie verantwoordelijk is, anderzijds kan de èchte toegevoegde waarde voor een organisatie onduidelijk zijn of is de doelstelling na een bepaalde tijd niet meer relevant.

Boek ”Measure what Matters”

Ik werd getriggerd door het boek ‘Measure what Matters’, geschreven door John Doerr. Hij heeft met de OKR methodiek vele organisaties geholpen, van Google tot liefdadigheidsinstelling DATA van Bono. Deze methodiek heeft geresulteerd in een significante groei (10 keer) van de organisatie.

Het idee berust eigenlijk op een eenvoudige methode. Belangrijk is om een ‘Objective’ (doel) te bedenken wat je wilt bereiken. Uiteraard is het belangrijk dat deze doelen concreet, actiegericht en tastbaar zijn. Het mag duidelijk zijn dat het behalen van deze doelen een toegevoegde waarde moeten hebben voor de organisatie. Bijvoorbeeld: Bewustwording ten aanzien van kwaliteit en informatieveiligheid binnen de organisatie vergroten.

Vervolgens stel je de ‘Key results’ (belangrijkste resultaten) vast. Deze geven antwoord op hoe je het doel wilt bereiken. De KR’s zijn meetbaar, specifiek, tijdsgebonden en vaak ook kwantificeerbaar.

Bijvoorbeeld:
KR1: alle nieuwe medewerkers bekend maken met het managementsysteem.
KR2: een e-learning programma (inclusief een quiz) opzetten voor alle medewerkers.
KR3: bespreken van kwaliteit en informatieveiligheid tijdens afdelingsoverleggen.
KR 4: mate van bewustwording toetsen tijdens interne audits.

De objectives blijven vaak een langere periode (een jaar) hetzelfde, key results ontwikkelen zich naar mate het werk vordert.

Praktische tips

Tot zover niets nieuws, denk ik zo. Maar hoe komen deze OKR’s nu echt op het netvlies van alle medewerkers? Wat maakt nu dat iedereen zich er werkelijk aan commiteert? Dat de OKR’s niet na een half jaar een schone dood sterven? Daarover worden in het boek een aantal praktische tips gegeven:

  • Less is more: Beter een paar treffende objectives dan (te) veel doelen. Maak daarin een keuze wat daadwerkelijk bijdraagt aan het succes, maar ook: wat niet. Door een beperkt aantal doelen (ca. 3-5) blijft iedereen gefocust en toegewijd.
  • Bottom up benadering: Om verbinding tussen teams en van medewerkers op de werkvloer naar de directie /management te creëren, is het belangrijk om aan te moedigen persoonlijke OKR’s op te laten stellen. Hierbij kan de connectie worden gezocht met de bedrijfsbrede OKR’s, waardoor teamwork en motivatie van mensen wordt vergroot.
  • Maak de verantwoordelijkheden zichtbaar: Wie levert een bijdrage, wie is verantwoordelijk? Draag zorg voor regelmatige bespreking en vastlegging van de resultaten.
  • Stretch for amazing: Stel ambitieuze doelen op waarbij aangespoord wordt tot grote prestaties. Ook al worden in sommige perioden OKR’s niet gehaald, de prestaties zullen hoger zijn dan bij gemiddelde OKR’s. Dus: ‘Shoot for the moon, even when you miss you’ll reach the stars’. Kleine kanttekening: Zorg dat de doelen niet onrealistisch worden.

Performance management

Daarnaast worden in het boek nog 2 aspecten behandeld die cruciaal zijn voor het laten slagen van de OKR methode. De eerste is ‘Performance management’. Hierbij wordt met de traditionele manier van een (jaarlijkse) beoordeling gestopt. Er wordt een regelmatige cyclus van gesprek, feedback en waardering door leidinggevenden geïntroduceerd. Hierin komen de persoonlijke OKR’s natuurlijk ook aan de orde. De meerwaarde van dit proces is dat mensen worden gestimuleerd om het beste uit zichzelf te halen.

Werk hebben wat er toe doet

Last but not least: door een cultuur te scheppen, waarin duidelijkheid en psychische veiligheid hoog in het vaandel staan, vinden medewerkers een solide basis om met de OKR’s aan de slag te gaan. Dit wordt versterkt, wanneer medewerkers het gevoel krijgen dat zij werk hebben dat er toe doet en dat collega’s op elkaar kunnen bouwen en vertrouwen.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Tot zover ‘Measure what matters’ in ‘a nutshell’. Ik kan me voorstellen dat je nieuwsgierig bent geworden naar de mogelijkheden binnen je eigen organisatie. In dat geval help ik je graag verder; mail of bel gerust!